Llegas a tiempo a la oficina, te sientas frente a la computadora y revisas tu lista de tareas del día. Escoges una y comienzas a trabajar. Entonces, suena una notificación. Revisas el celular y lo ves: han programado una reunión dentro de 15 minutos.

Entonces recuerdas que tienes una presentación antes del almuerzo y una junta cerrando la tarde. Cuando acaba el día, apenas pudiste avanzar con tus tareas. A todos nos ha pasado: el exceso de reuniones es un problema en las empresas que puede, incluso, afectar la productividad de los empleados. Pero, ¿cómo identificar si tienes un problema por exceso de reuniones y qué puedes hacer para no ahogarte en una sobrecarga de reuniones?

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Lo primero es identificar que este es un problema que tienen la mayoría de las empresas y que reconocen casi todos los empleados. Eso se debe a que desde hace más de medio siglo las reuniones ocupan cada más nuestro tiempo.

Una investigación de 2007 sobre las reuniones laborales mostró que, desde 1960, el número y el tiempo de cada reunión se ha incrementado. Mientras que en 1960 un ejecutivo pasaba menos de 10 horas en reuniones, para 1980 usaba, en promedio, 23 horas.

Pero, a la par que pasamos más tiempos en reuniones, el nivel de insatisfacción y de frustración de los trabajadores también ha crecido.

“En tres estudios diferentes, el factor individual más poderoso sobre la satisfacción laboral era cómo se sentía uno sobre la eficacia de las reuniones que atiende. Los sentimientos negativos se exacerbaron mientras el tiempo gastado en reuniones se incrementó. Los empleados que atendían a una racha de malas reuniones están estresados, insatisfechos con su trabajo y más predispuestos a irse”, explica la misma investigación.

Las desventajas del exceso de reuniones en el trabajo

Aunque no a todo el mundo le gustan las reuniones, estas son una parte fundamental de todas las empresas y organizaciones. No solo permiten que fluya la colaboración, la creatividad y la innovación entre los trabajadores, sino que también fomentan las relaciones y la comunicación asertiva entre colegas.

El problema es que, como dijimos, desde hace más de 50 años el número de reuniones en el trabajo no ha parado de crecer y este exceso lastima la productividad de las empresas. De hecho, una encuesta de 2014 hecha a trabajadores de EE.UU muestra que las reuniones se consideran “el principal asesino de la productividad”.

A esto se suma una encuesta de Fuze, que muestra que, anualmente, las reuniones producen 37 mil millones de dólares en pérdidas y son las culpables de perder el 15% del tiempo colectivo de las empresas.

Además, la llegada de la pandemia del Covid-19 disparó el fenómeno de las reuniones virtuales en un 148%, agravando el problema.

Pero el exceso de reuniones no genera solo un problema de productividad. Las consecuencias psicológicas en los trabajadores pueden incluir una sobrecarga de información, ansiedad por el miedo a perderse de algo importante (FOMO por sus siglas en inglés) y sensación de fracaso al no poder cumplir con las metas propuestas.

Por todo esto, varios expertos han pensado cómo combatir este fenómeno laboral. No se trata solamente de reducir las reuniones, sino de rediseñarlas y reorganizar el flujo de trabajo en cada empresa.

Cómo tener menos reuniones (y hacerlas más significativas)

De acuerdo con Rebecca Hinds, líder del think tank Laboratorio de Innovación Laboral de Asana, el exceso de reuniones tiene solución. De hecho, dos experimentos que ella condujo con trabajadores de Asana mostraron que los empleados pueden ahorrar más de 11 horas mensuales de reuniones.

Con esta investigación, y de la mano del presidente de engagement de mercadeo de Asana, Joshua Zerkel, y del autor Bob Sutton, Hinds escribió el manual organizacional ‘Fixing meetings: A research-backed playbook’. En el manual, los autores identificaron cinco puntos claves para lograr reducir el número de reuniones y aumentar la calidad de las que se tengan.

1.Asume una mentalidad de sustracción

La profesora de psicología social de la Universidad de Virginia, Gabrielle Adams, identificó que los humanos tendemos a solucionar problemas y mejorar desarrollos, añadiendo objetos, ideas o características. En cambio, no vemos beneficios en sustraer como opción para mejorar.

Precisamente, Hinds señala que una mentalidad de sustracción para planear tus reuniones es una buena estrategia para comenzar a repensar tu agenda.

El científico Leidy Klotz y Bob Surton, incluso, han denominado a esta estrategia como la ‘regla de las mitades’. Cuando planees una reunión, piensa en mitades en frecuencia, duración y lista de invitados. Incluso, puedes crear un chequeo a la mitad de la reunión para que quienes noten que no recibirán o aportarán nada, puedan irse.

2. Borrón y cuenta nueva

El experimento en Asana de Hinds mostró que cuando las personas tienen la oportunidad de detenerse a reflexionar sobre el tiempo y la importancia de las reuniones futuras suele reducir el número de horas que usa en estas.

En esto coincide con el premio Nóbel de economía Daniel Kahneman quien, en su libro ‘Pensar rápido, pensar despacio’ muestra que los humanos tienen más posibilidad de tener nuevas ideas y romper con viejos hábitos si pausan el constante ajetreo y deliberan profundamente sobre algún tema.

Gabrielle Adams confirmó que cuando las personas tienen este espacio de reflexión, este ‘borrón y cuenta nueva’ ayuda a pensar si las reuniones son necesarias o se pueden rediseñar.

3. Utiliza la información para saber qué sustraer

Durante la investigación, Hinds notó que no es fácil saber cuáles reuniones son más importantes que otras. Por eso, ideó un sistema de puntos basado en dos parámetros que sirve para evaluar la relevancia laboral de cada encuentro.

Así, los participantes evaluaron de 1 a 3 (siendo 3 lo más importante) sus reuniones, teniendo en cuenta:

  • El esfuerzo que necesita (en preparación, tiempo y responsabilidades posteriores).
  • La importancia de cada reunión para alcanzar sus metas laborales.

Así, los 60 trabajadores que participaron en el estudio consideraron que el 48% de las reuniones no eran de alto valor. Al finalizar un mes, todo el equipo logró ahorrar 265 horas en total.

Los resultados también mostraron que solo el 30% de este ahorro de tiempo provenía de cancelar reuniones. El otro 70% resultaba de rediseñar o repensar los propósitos de las reuniones (volver reuniones semanales en mensuales, acortar citas, etc.).

4. Inicia un movimiento

“Las audiciones y ediciones de reuniones no son actividades solitarias. Todas las reuniones involucran a más de una persona. Enfatiza en la importancia de la participación de todo el equipo para tener todo el panorama sobre qué reuniones deben ajustarse”, se lee en el manual de Asana.

Para Hinds, la idea de una cultura de reestructuración de reuniones debe ser un tema de equipo, pues, por ejemplo, aquellos menos entusiastas a la idea de cortar sus reuniones, podrían comenzar a ver los beneficios de los compañeros que ya lo hacen.

5. Considera tener días libres de reuniones

Una investigación del MIT en Estados Unidos encontró que aplicar tres días libres de reuniones aumentó un 73% la productividad de la empresa. Además, la satisfacción de los trabajadores también aumentó en un 65%, y un 57% sintió menos estrés tras la medida.

Esto también lo sugiere Microsoft en su Nuevo Reporte del Futuro del Trabajo de de 2022, donde indica que “los días libres de reuniones pueden ayudar a los trabajadores a tener tiempo para hacer trabajo individual y reducir el estrés del exceso de reuniones”.

Compañías como Asana son una de las principales abanderadas de la política de días enteros sin reuniones, con su famoso ‘Miércoles sin reuniones’.