Metodología Agile para la gestión del cambio

Cuando se piensa en un plan, solemos pensar en pasos. Primero va el primero y segundo el segundo. De hecho, hace poco hablamos sobre estrategias y planes para gestionar el cambio dentro de las organizaciones (change management), en donde explicamos sus principales pasos y modelos para lograr una transformación exitosa en las organizaciones. Sin embargo, en el acelerado mundo en el que vivimos, a veces no es eficiente hacer un paso y luego el siguiente.

Aunque útiles, estos modelos y estructuras tienen un defecto fundamental: siguen una ruta demasiado lineal y estricta que, muchas veces, no responde a las necesidades de cambio ágiles y rápidas que necesitan las organizaciones o el cambio que se plantea.

Precisamente para solucionar esta dificultad, se creó el Agile Framework para el Change Management, una metodología que junta la gestión del cambio con los valores del Manifiesto Ágil (Agile Manifesto), lo que lo hace una metodología más flexible para implementar cambios y hacer ajustes sobre la marcha.

Pero, ¿qué contempla el manifiesto ágil para resultar útil?

¿Qué es el Agile Manifesto?

A las metodologías más tradicionales, en las que un paso sigue a otro, se las suele denominar como modelos cascada o ‘waterfall’. Aunque son útiles para muchas transformaciones, en 2001 y ante la constante avalancha de cambios que llegaban al mundo de la computación, 17 desarrolladores de software redactaron y adhirieron a 4 valores o principios fundamentales y a 12 principios derivados de estos.

Los 4 valores fundacionales son:

Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.
Software que funciona sobre documentación extensiva.
Colaboración con el cliente sobre negociación contractual.
Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan.

Esto no implica que, por ejemplo, los procesos y herramientas no sean importantes, sino que para esta metodología, los individuos y las interacciones son más valorados. En este sentido, su enfoque en las personas lo hace similar al Change Management.

De estos cuatro principios resultan los siguientes 12 principios de trabajo:

Nuestra mayor prioridad es satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua de software con valor.
Aceptamos que los requisitos cambien, incluso en etapas tardías del desarrollo. Los procesos Ágiles aprovechan el cambio para proporcionar ventaja competitiva al cliente.
Entregamos software funcional frecuentemente, entre dos semanas y dos meses, con preferencia al periodo de tiempo más corto posible.
Los responsables de negocio y los desarrolladores trabajamos juntos de forma cotidiana durante todo el proyecto.
Los proyectos se desarrollan en torno a individuos motivados. Hay que darles el entorno y el apoyo que necesitan, y confiarles la ejecución del trabajo.
El método más eficiente y efectivo de comunicar información al equipo de desarrollo y entre sus miembros es la conversación cara a cara.
El software funcionando es la medida principal de progreso.
Los procesos Ágiles promueven el desarrollo sostenible. Los promotores, desarrolladores y usuarios debemos ser capaces de mantener un ritmo constante de forma indefinida.
La atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la Agilidad.
La simplicidad, o el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado, es esencial.
Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños emergen de equipos auto-organizados.
A intervalos regulares el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para a continuación ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia.

¿Cuáles son las principales diferencias?

Entendiendo que el cliente y el cambio son el centro, la metodología ágil está construida alrededor de ciclos que se repiten constantemente. A diferencia de los modelos de change management, el marco Agile permite ver el cambio como un proceso continuo en el que las organizaciones responden con frecuencia a los cambios en sus industrias.

“Imagina que alguien en tu equipo tiene una idea fantástica para mejorar un proceso, pero acabas de iniciar un proyecto importante a un año y no puedes cambiar tanto el proceso a mitad del plan”, dice Eric Halsey en Agilesherpas.

Según Halsey, este tipo de situaciones son comunes en las oficinas e implementarlas puede significar perder oportunidades de mejora. Como el modelo ágil fomenta la mejora continua, los cambios en el ambiente de trabajo se asumen como cotidianos.

Otra diferencia es que, mientras en los modelos tradicionales el progreso se mide con metas, en la metodología Agile se trata de adaptación. Debido a su enfoque en las personas, estas tienen la facultad de determinar el mejor acercamiento para resolver situaciones.

“Las metodologías cascada pueden ser muy efectivas para proyectos con requisitos bien definidos y un alcance claro. Sin embargo, no pueden gestionar los cambios en el ambiente acelerado y en constante evolución de los negocios de hoy”, explican en WalkMe, una empresa de adaptación digital.

Pero que sean distintos, no significa que no puedan trabajar en conjunto.

¿Cómo integrar Agile en Change Management?

Aunque puedan tener diferencias, ambas metodologías pueden coexistir en armonía, pues las une su fuerte enfoque en el factor humano y valores como la confianza, la flexibilidad y el empoderamiento.

De acuerdo con Prosci, empresa especializada en Change Management, que realizó una investigación sobre retos y necesidades para adaptar los modelos ágiles a la gestión del cambio, integrar estas metodologías requiere un cambio en la forma de trabajar: mayor ritmo en menos tiempo.

“Es por esto que creemos que Agile y Change Management no solo pueden interactuar, sino crear mucho valor para la organización y las personas involucradas”, sostienen desde Andchange, una compañía especializada en cursos de negocios y gestión del cambio.

Lo primero que las organizaciones deberían adoptar, recomiendan, es el acercamiento “justo para lo que sirve”. Este enfoque se refiere a una solución que se enfoca en lo que funciona, ignorando cosas accesorias. Por ejemplo, en un plan de gestión del cambio esto podría implicar desechar hacer una estrategia de comunicaciones y en su lugar tomar un acercamiento más directo e inmediato.

También recomiendan no sobrecargar a los trabajadores con nuevas herramientas o procesos. Es decir: no reinventar la rueda. Si seguimos el ejemplo con comunicación, esto significaría seguir con los canales conocidos o las herramientas más utilizadas por los clientes, por ejemplo.

Finalmente, por supuesto, recomiendan mantener una mentalidad flexible para adaptarse a nuevos fenómenos y mantener a todos los involucrados al tanto de los cambios que estén ocurriendo.

El Agile también funciona en otros sectores

Es evidente que esta metodología tiene un fuerte énfasis en la tecnología, pero sus principios pueden servir en otras áreas e industrias. Principalmente, su enfoque en el cliente, en sus necesidades y en la velocidad para encontrar soluciones convierten a estos en el corazón de este modelo de gestión.

Además de estos beneficios, según explican en Asana, esta metodología fomenta el trabajo en equipo. Esto, porque impulsa la necesidad de relacionarse con el equipo en persona. No en vano, el principio seis refiere específicamente la comunicación cara a cara con el equipo.

“Esto asegura que todos los involucrados tengan algo que decir sobre cómo desarrollar soluciones, lo que mejora la seguridad de que los resultados funcionen para todos”, añaden en WalkMe.

Finalmente, el método agile también abre más oportunidades para parar, reflexionar y decidir sobre lo que puede mejorar. En lugar de esperar meses al momento preciso en un modelo tradicional de gestión de cambio, el acercamiento ágil permite identificar y aprovechar rápidamente ventajas de oportunidad para experimentar y decidir si funciona o no.

La integración de la metodología Agile en la gestión del cambio puede verse como una evolución natural hacia organizaciones más moldeables y centradas en las personas. Al combinar la estructura necesaria para gestionar transformaciones organizacionales con la flexibilidad de los principios ágiles, las empresas pueden responder con mayor velocidad a las demandas del mercado, fomentar una cultura de mejora continua y empoderar a sus equipos para que sean protagonistas del cambio.